Smarta växelfunktioner
från A till Ö

Med en snygg design och ett modernt gränssnitt där användarvänlighet är i fokus är Telavox molnväxel lätt att älska. Telefoni, växel, videomöten och chatt – varför krångla till det när allt kan samlas i en enda kommunikationsplattform?

Vi har själva utvecklat vårt växelsystem vilket gör att vi har full kontroll och kontinuerligt gör uppdateringar och förbättringar i växeln. Det är lika lätt att kommunicera och samarbeta med dina kunder och kollegor oavsett om du använder vår app för mobil eller sitter vid datorn.

Här går vi igenom alla smarta funktioner du hittar i växeln som gör att användandet av Telavox blir alldeles, alldeles underbar.

Våra appar

Mobilapp

I vår app kan du koppla samtal, öppna och stänga växeln, chatta med kollegor, se vem som ringer även om kontakten inte är sparad, fylla på surf, delta i telefonkonferenser, ringa billigare utomlands, se statistik och mycket mer. Det spelar ingen roll vilken plattform du jobbar ifrån. Det är lika enkelt och synkat överallt.

Mobilappen finns givetvis tillgänglig för både iOS och Android. Här hämtar du den.

Desktop

Vår desktop-app erbjuder såklart allt som mobilappen har och mer därtill. Du kan logga in/ur agenter ur kösystem, övervaka och tidsinställa kösystem och se över statistik.

Den skapar också en otroligt mycket bättre internkommunikation där du kan möta dina kollegor på ett smidigt sätt. Här är några exempel på vad du kan göra i desktop-appen:

  • Ring externt/internt
  • Koppla samtal internt/externt
  • Använd sökfunktion internt
  • Se status på kollegor
  • Använd adressbok internt/externt
  • Chatta, skicka mejl och SMS
  • Svara på gruppnummer
  • Sätt hänvisningar
  • Lyssna av röstsvar
  • Se samtalslistor
  • Välj vilket nummer du vill visa ut

 

Läs mer om fördelarna med vår desktop-app och hämta hem desktop-appen för Mac eller Windows här.

Administration

När förändringar sker inom ett företag påverkas oundvikligen telefoni och växellösning. Nya användare ska adderas, avdelningar och ansvarsområden förändras och så vidare. Vi har lagt mycket tid på att kunna erbjuda självadministration i realtid. Den administrativa miljön är samma som våra egna advisors sitter i vilket gör att ni kan vara helt självförsörjande när det kommer till support och ändringar av era egna tjänster.

Notiser

Som administratör är det viktigt att vara uppdaterad om vad som sker. Tack vare notiser får du enkelt överblick. I adminportalen kan du bland annat se om det finns oanvända licenser att säga upp. På så sätt slipper du ha licenser i onödan och får full koll på kostnaderna.

Advisor

Genom en personlig advisor kan du alltid snabbt få hjälp. Redan när samarbetet inleds tilldelas du en av våra advisors och du har därmed en ständig, fast kontaktpunkt hos oss du kan vända dig till. Läs mer om våra personliga advisors här!

Chatt

Vi chattar bara mer och mer. En intern chatt förenklar och förstärker kommunikationen inom företaget. Det är en perfekt lösning när tiden är knapp för frågor som enbart kräver korta, snabba svar. De anställda kan även frigöra plats i mejlkorgen!

Telavox chatt är tillgänglig på både mobil och för desktop, och du kan skapa både öppna och stängda grupper att kommunicera i. Vi lagrar chatthistorik i 24 månader.

Använd chatten i er onboarding

Ett smart sätt att använda sig av internchatten är för att välkomna nya medarbetare i företaget. Det gör att nyanställda lättare kan orientera sig i organisationen, snabbare bli en i gänget och kontinuerligt få information. Läs om hur Oscar blev en del av Telavox på nolltid.

Tre typer av chattgrupper

Hos oss på Telavox har vi skapat flera chattrum. Exempelvis har vi “Telavox News” där ledningen framförallt kommunicerar till medarbetarna, ett rum för lunchsnack, yoga och en massa andra chattrum för ännu mer nischade intresseområden. Där kan nya medarbetare delta i just de diskussioner som intresserar dem.

Vårt tips är att använda tre intuitiva typer av chattgrupper: individuella, team, och för hela företaget. Skicka meddelanden via SMS eller chatt, skapa gruppchattar eller gå med i publika chattrum.

Chatt-widget

Interagera med dina kunder när de besöker din hemsida. Ge tydlig information och erbjud dem att kontakta dig – på deras villkor. Läs mer om vår widget och hur du installerar den.

Click to call

Är du en flitig softphone-användare som vill bli ännu mer effektiv? Då är det här en funktion för dig. När du använder vår softphone via desktop och hittar ett telefonnummer du vill ringa på webben eller i ett CRM kan du bara klicka på numret för att starta samtalet. Ett klick – ingen tid att förlora!

Telefonnumret du vill ringa måste vara programmerat som en länk i ett Callto eller Tel-format. För att det ska fungera behöver du vår desktop för Windows eller MacOS.

eSIM

Det traditionella lilla kortet i plast finns numera även tillgängligt i en digital version. Du kan få vårt eSIM-kort inbyggt direkt i telefonen. Det är en fördel när du byter telefon eller abonnemang då du kan sköta allt digitalt utan fysiska plastkort. Det gör det även enkelt att ha ett nummer för arbete och ett för privat bruk – i samma telefon.

Fakturering

För administratörer är det enkelt att flytta användare, tjänster och produkter mellan olika kostnads- och fakturaställen. I admin-portalen får du en överblick av samtliga kostnader och kan snabbt se om en faktura är betald exempelvis.

Integrationer

Kalenderintegration

Skapa en direkt koppling mellan er vanliga kalender och Telavox profil-status. Du fortsätter att planera dina dagar som vanligt i kalendern så ser vi till att du hänvisas på rätt sätt.

Integrationer med program

Telavox växel går att integrera med en rad olika program. Det finns också en massa vinster att hämta genom dessa integrationer. En integration mellan växeln och ett CRM kan bland annat leda till ökad produktivitet och effektivitet.

 

BankID – Verifiera identiteten på den som ringer

När en agent svarar visas en knapp som öppnar en flervalsmeny. Där kan du välja att verifiera uppringarens identitet. Läs mer om hur integrationen med BankID fungerar här.

 

Freshdesk – Effektivisera ditt arbetsflöde

Integrationen kommer med en rad fördelar som att:

 

  • Säkerställa uppringarens identitet
  • Skapa ett nytt ärende för uppringaren
  • Lätt hitta information om användare och företag
  • Lyssna på inspelade samtal

 

Läs mer om hur du installerar integrationen

 

Google Workspace – Synka ditt Google-konto med oss

Genom integrationen loggar du enkelt in, integrerar med din Google Calendar, synkar dina externa kontakter och även med Google Drive.

Läs här om hur du installerar integrationen

 

HubSpot CRM – Förenkla livet för både dig och dina kunder

Genom att integrera med ett CRM blir det bland annat lättare att dela information inom organisationen och möjligheterna förbättras för analys. Med HubSpot kan du även:

 

  • Hitta enkelt alla tillgängliga samtalsfunktioner – slipp växla mellan olika appar
  • Samarbeta med dina kollegor
  • Ringa direkt från kundkortet i HubSpot
  • Enkelt ställa in din tillgänglighet (kräver CC Pro)
  • Ta del av statistik och se status kring köer och samtal

 

Så installerar du integrationen

 

Lime CRM – Förenkla ditt arbete och stärk kundrelationerna

Att integrera med ditt CRM leder till en rad fördelar, bland annat ökad produktivitet och effektivitet samt förbättrade kundrelationer. Du kan dessutom ringa direkt från Lime-appen, få tillgång till alla Lime-kontakter och se kontaktkort och samtalshistorik direkt i Lime.

 

Microsoft 365 – Synka ditt Microsoft-konto med oss

Samla alla medarbetares kontaktinformation, logga in enkelt, integrera med din kalender i Microsoft och synka externa kontakter.

Så installerar du integrationen

 

Microsoft Azure AD – Hantera enkelt alla medarbetares uppgifter

Informationshantering går snabbare och enklare tack vare:

 

  • Automatiska uppdateringar
  • Integration mellan Telavox växel och ert Microsoft-konto
  • Enkelt skapande av flera användare samtidigt
  • En framtidssäkrad integration tack vare Telavox egenutvecklade produkt

 

Läs mer här

 

Microsoft Teams – Förenkla kommunikation såväl internt som externt

Några av fördelarna med att integrera med Teams:

 

  • Få notifikationer om inkommande samtal
  • Bestäm vilka nummer som ska visas
  • Ring alla kontakter – även de som inte har Teams
  • Hantera och besvara alla inkommande samtal i Teams
  • Kontrollera Telavox-profiler och se all statistik

 

Så installerar du integrationen

 

Läs mer:

Så kopplar ni växeln till Teams – steg för steg

Tips om hur ni lanserar Teams i organisationen på bästa sätt

 

Power BI – All statistik tillgänglig – visualisera och analysera data

Genom integrationen kan du visualisera er samtalsstatistik genom bland annat grafer och diagram, och öka er effektivitet i växeln och i verksamheten som helhet.

Läs mer om hur du installerar integrationen

 

Salesforce

Att integrera växeln med ett CRM kan bland annat spara tid och pengar. Genom att integrera Telavox med Salesforce kan du enklare fokusera på kunderna, skapa leads direkt under samtalet, lyssna på inspelade samtal och antingen ringa från din softphone eller mobil.

Så installerar du integrationen

 

Zendesk – Effektivisera ert arbetsflöde

Du kan snabbt se vem som ringer, skapa nya ärenden för den som ringer under samtalets gång, enkelt hitta info om användare och företag och lyssna på inspelade samtal.

Installera såhär

 

Zission – Maxa effekten av ert kontaktcenter

Du kan hantera alla samtal direkt i Zisson, se dina kollegors status för att se vem som är tillgänglig just då och även få in alla statistik, data och kundhistorik du behöver.

Läs mer här

 

Andra möjliga integrationer: Eniro, Touch och GuardREC.

IP-telefoni

IP-telefoni eller VoIP som det även kallas, innebär att du ringer samtal över internet, och alltså över nätet istället för det traditionella telefonnätet. Det enda du behöver för att komma igång är en stabil internetuppkoppling. För företag finns det mängder av vinster att hämta med IP-telefoni, som:

 

  • Lägre kostnader och bättre skalbarhet
  • Bättre rörlighet och enklare integrationer
  • Tillgång över hela världen
  • Effektiv användning av bandbredd
  • Smarta funktioner som videosamtal, telefonkonferens och chatt

 

Mer om IP-telefoni

Vi guidar dig till rätt abonnemang för IP-telefoni

Läs om hur du integrerar IP-telefoni med ditt CRM och kundtjänst

IVR

IVR, eller Interactive Voice Response, brukar vi på svenska kalla talsvar, knappval eller talsvarssystem. Det är en funktion där du kan tala in ett meddelande som nås av kunder som söker företaget. I talsvaret erbjuder du instruktioner och knappval för att de som ringer in ska hitta rätt. Det är viktigt att de genast känner sig sedda och snabbt och enkelt blir kopplade rätt. Är du upptagen kan du erbjuda den som ringer att lämna ett meddelande, vänta i kö, bli uppringd eller vidarekopplad.

Spela in välkomstmeddelande – tänk på detta

Det du säger i ett välkomstmeddelande kan vara kundens första intryck av företaget. Tala lugnt, vänligt och tydligt och kom ihåg att inte presentera för mycket information – bara det nödvändigaste.

 

Om du vill berätta om era öppettider, välj att ta upp det efter att du berättat att det kommer knappval. Då vet personen att de snart kommer att få göra ett val och du riskerar inte att de tappar tålamodet.

 

Glöm inte att kontrollera talsvaret när du satt upp det! Be någon utifrån ringa in och testa så att det funkar som det ska.

 

Mer om IVR

Så spelar du in ett bra meddelande 

Tre smarta knappval

Så minskar IVR era kostnader

Kontaktcenter

Att samla hela företagets kommunikation i en kontaktcenterlösning är en bra väg att gå för att stärka kundupplevelsen. Det ska vara enkelt att kommunicera med er – och alla som vill nå er ska mötas av samma känsla – oavsett vilken kanal de väljer att kontakta er i.

 

 

Ett kontaktcenters två vanligaste mål är att minska kostnaderna i företaget och höja kundupplevelsen. Genom en smidigare och enklare intern administration i ert kontaktcenter kommer ni en bra bit på vägen. I vår kontaktcenterlösning kan du bland annat se:

 

  • Vilka köer som är öppna
  • Hur många som väntar i kö
  • Hur lång väntetiden är
  • Samtalslängden per dag/vecka/månad
  • Hur många agenter som är inloggade

 

Autoutloggning

En smart funktion i vårt kontaktcenter är autoutloggning. Det innebär att systemet automatiskt loggar ut en agent från en grupp om personen inte svarar eller är inaktiv under en längre period. Det gör att agenterna får tid att sammanfatta det senaste samtalet innan de går vidare till nästa.

 

Mer om kontaktcenter

Fem funktioner du behöver i en kontaktcenterlösning

Läs om hur kontaktcentret H1 Communication gjort stora besparingar tack vare Telavox

Licenser

Vi har valt bort de klassiska telefonabonnemangen med en uppsjö av tillvalstjänster som ofta bara krånglar till det. Vi erbjuder istället flexibla licenser. Dessa är inte bundna till ett specifikt nummer eller person, utan kan flyttas runt om det behövs. Det gör att du aldrig behöver tänka på att säga upp eller teckna nya telefonabonnemang. Administreringen sköter du själv och du kan välja mellan två typer av licenser: Fixed eller Mobile.

Fixed

Tillgång till alla plattformar, chatt, profil-status, telefonkonferens, kalenderintegration, nummerpresentation, röstbrevlåda, fast telefoni, videosamtal, Fria samtal.

Mobile

Tillgång på alla plattformar, chatt, profil-status, telefonkonferens, kalenderintegration, nummerpresentation, röstbrevlåda, fast telefoni, videosamtal, fria samtal, fria sms, mobiltelefoni.

 

Hur mycket surf varje kollega behöver varierar. Därför erbjuder vi olika paket som du enkelt kan växla upp och ner.

Så lägger du till, säger upp och binder om licenser

Med några klick kan du lägga till, säga upp, binda om och uppgradera telefonlicenser själv. Logga in i adminportalen och klicka på Administration. Längst ner i listan hittar du en flik som heter Licenser. Här finns en tydlig översikt med ditt företags licenser.

 

Lägg till

Har ni vuxit i företaget? Då kan du behöva lägga till fler telefonlicenser. Gå till licenssidan och klicka på Köp. Välj hur många och vilken typ av licenser du vill köpa: bundna eller obundna.

 

Säg upp

Undvik onödiga kostnader och säg upp licenser som inte används. På licenssidan klickar du på Säg upp licenser. Här ser du hur många licenser som kan sägas upp och vad förändringen blir i kostnad per månad.

 

Bind om

Bind om dina licenser för att minska månadskostnaden. Gå till Licenser och klicka på Bind om licenser. Där listas alla licenser som går att binda om.

 

Uppgradera från Fixed till Mobile

licenssidan kan du även gå från Fixed till Mobile genom att klicka på Uppgradera Fixed till Mobile som du hittar under listan med Fixed-licenser.

Molnväxel

En molnväxel eller virtuell växel består av samma beståndsdelar som en traditionell fysisk växel. Men en fysisk växel är begränsad i kapacitet och en molnväxel kommer med en rad fördelar – just för att den är baserad i molnet. Bland annat kan dina medarbetare samarbeta enklare och kommunicera smidigare, tack vare digitala röst- och videosamtal, konferensgrupper och röstbrevlådor som transkriberar meddelanden till mejl.

 

En annan stor fördel är att det blir mycket lättare att integrera övriga molnbaserade applikationer med en molnväxel, alltså exempelvis koppla växeln till ert CRM. Spana in vilka integrationer vi erbjuder.

 

Nummerpresentation

Eftersom vår växel är integrerad med nationella nummerregister kan du se vem som ringer – även om kontakten inte är sparad. Agenterna i ert kontaktcenter kan se om personen som ringer använder sitt fasta nummer eller mobilnummer och om personen kommer från en kö.

Du kan också välja vilket nummer du vill visa när du ringer, eller om du vill dölja det helt. Specifika nummer går även att blockera eller prioritera.

On-hook waiting

En av våra tilläggstjänster är on-hook waiting (även kallat call back) som innebär att du kan lägga till samtalsköer. Det innebär att om någon ringer till en kö kan personen välja att lämna sitt telefonnummer och bli uppringd, istället för att vänta kvar i kön. För att kunna aktivera tjänsten på en kö krävs att alla kömedlemmar har CC Pro. Läs mer om hur du ställer in on-hook waiting här.

Operator

En tilläggstjänst som ger dig en massa smarta funktioner som underlättar det dagliga arbetet för telefonister i företaget. Tack vare Operator kan samtal i växeln enkelt övervakas och kopplas vidare. Det effektiviserar telefonistens arbete, genom att det bland annat blir enklare att hålla koll på köer och administrera växeln och ger på det stora hela ett bättre grepp om företagets telefoni. De kundanpassade sökfälten och AD-sync förenklar livet för alla telefonister.

Portera nummer

Många drar sig för att byta operatör – just på grund av att de har dåliga erfarenheter av att flytta över telefonnumret. Men det är inget du behöver bekymra dig över hos Telavox, för hos oss kan du som Telavox-administratör själv portera telefonnummer du äger, från en extern operatör till Telavox.

Så gör du:

Logga in i adminportalen -> Administration -> Hantera nummer -> Klicka på plus-knappen längst ned till höger -> Välj Portera nummer till Telavox eller Portera nummerserie till Telavox.

Fyll i formuläret som poppar upp -> klicka på Skicka portering eller Spara. Väljer du Skicka portering dyker en ruta upp med kostnaden för flytten, och du får godkänna. Följ din portering till vänster i webbläsaren under Porteringar. Väljer du Spara hittar du din portering till vänster under Porteringar -> Att skicka.

Prioriterade nummer

Finns det personer som alltid ska kunna nå dig, även om du sitter i viktigt möte eller är mitt i maten? Kanske en kund som behöver extra kärlek eller någon från barnens förskola? Använder du dig av vår funktion prioriterade nummer, kommer dina favoriter kunna nå dig som vanligt – även när kalendern visar att du är upptagen och alla de andra samtalen går till röstbrevlådan.

Så prioriterar du dina favoriter

Klicka på kugghjulet -> Allmänt -> Avancerad telefoni -> Prioriterade nummer -> Lägg till prioritering.

Profiler

Profiler finns till för att du enkelt ska kunna kommunicera din tillgänglighet för både kunder och kollegor. Med profiler kan du enkelt visa att du är på lunch, sitter i möte eller är på semester. Du kan välja vilket nummer som ska visas utåt och ställa in vilka samtal som ska komma fram: direktsamtal eller kösamtal.

Så ställer du in profiler

Det är superenkelt att ställa in profiler, oavsett om du vill ändra hur samtal ska kopplas eller vilken tillgänglighet du har. Med ett klick kan du aktivera en talad hänvisning, inaktivera din samtalsinspelning och koppla samtalet till en kollega.

  • Högst upp på skärmen hittar du information om vilken profil du har aktiverad för tillfället.
  • Tryck på den aktiverade profilen för att få upp en lista över dina profiler.
  • Trycker du direkt på profilnamnet i vänstermarginalen aktiveras profilen enligt standardlängd.
  • Trycker du istället på klockan till höger får du möjlighet att ställa in hur länge du önskar att profilen ska vara aktiv; antingen tills vidare eller enligt angiven tid.

 

Välj en ny ringsignal i webbappen

Vi har ett stort bibliotek med en massa härliga ringsignaler – så att du alltid kan välja den som passar bäst till ditt humör och din personlighet. Om du inte själv väljer någon signal är standardinställningen Calm, vilket även är den signal som är populärast bland våra kunder.

  1. Klicka på kugghjulet
  2. Allmänt
  3. Ljud och video
  4. Aktivera “Ta emot inkommande samtal”
  5. Ringsignal och volym
  6. Ringsignal

 

Profil för bil

I Sverige är det sedan den 1 februari 2018 varken tillåtet att prata i telefon utan handsfree, rattsurfa eller skicka sms när du kör bil. Det kan därför vara smart att upprätta en bil-profil för när du är ute och far – så går samtalet direkt till röstbrevlådan och du slipper bli störd.

 

Så skapar du bil-profilen i mobilappen

1) Gå till Inställningar (kugghjulet längst nere till höger) -> Profiler -> Skapa ny profil. Döp profilen till “I bilen“. Klicka på Skapa profil.

2) Gå till Inställningar -> Profiler -> I bilen -> Avancerat -> Inkommande samtal -> Samtal till fastnummer -> Efter hänvisning. Välj Koppla till röstsvar.

3) Gå tillbaka till Inkommande samtal -> Samtal till mobilnummer. Välj Hanteras som samtal till fastnummer.

4) När du sätter dig vid ratten aktiverar du den nya profilen genom att klicka på din status i mobilappen.

 

Profil för paus

Agenter kan skapa anpassade profiler med en pausfunktion. Med ett klick kan en agent tillfälligt pausa sin medverkan i en kö så att de inte tar emot samtal från växeln. Det ger dem tid att göra annat arbete utan att tappa sin plats. Här kan du läsa mer.

Ringmetoder

Du kan ringa utgående samtal via mobilappen oavsett om du är fast eller mobil användare, men inkommande samtal skickas till din telefon som ett vanligt samtal. Vi har fyra olika metoder för uppringning:

1. Ring direkt

Ring ett utgående samtal från din mobil genom att använda SIM-kortet i telefonen. Är du fast användare betyder det att samtalet görs från ditt privata mobilnummer och SIM-kortet.

2. Ring mig

Appen anropar växelsystemet som ringer till din mobil. När detta samtal besvarats ringer växeln upp valt nummer. Är du fast användare betyder det att du kan ringa utgående samtal med en telefon som inte har ett Telavox SIM-kort, samtidigt som du fortfarande kan visa företagsnummer när du gör samtalet.

3. Ring via växeln

Mobilen ringer upp växelsystemet som i sin tur ringer upp valt nummer. (OBS! Den här metoden genererar samtalskostnader eftersom växeln inte har ett schablonbelopp för utgående samtal.)

4. VoIP

Samtalet sker med VoIP (Voice over Internet Protocol) över internet vilket kräver en relativt god internetuppkoppling. Om du är utomlands och uppkopplad mot WiFi är detta ett billigt alternativ då samtalstaxan blir densamma som om du befinner dig inom Sveriges gränser.

Ställ in en ringmetod som standard

Navigera till Inställningar –> Allmänt –> Uppringningsmetod och välj önskad metod.

Röstbrevlåda

Oavsett vilken enhet du använder kan du när som helst lyssna på dina röstmeddelanden genom att ringa 133. Varje licens har en egen röstbrevlåda du själv kan ställa in, och bland annat välja om du vill att den som ringer ska få lämna ett meddelande, vänta kvar, lämna telefonnummer för återuppringning eller kopplas till telefonist.

 

Välj ljud som spelas upp

Under Inställningar -> Röstbrevlåda kan du välja vilket ljud som ska spelas upp när du är upptagen eller inte kan svara på ett samtal.

För att ladda upp ett nytt ljud kan du antingen göra det direkt via din dator eller välja: Ring min fasta telefon och spela in ett ljud eller Ring min mobil och spela in ett ljud. När du väljer ett av dessa alternativ kommer Telavox ringa dig och ange instruktioner för inspelning. När du avslutat samtalet kommer ljudet vara tillagt under Mina ljud.

 

Spela in ett nytt meddelande

Välj Mina ljud -> Ladda upp ett nytt ljud, eller ring din röstbrevlåda på 133 och tryck 9.

Samtalshantering

Att hantera samtal är busenkelt i Telavox, och alla tjänster du behöver ingår:

  • Automatisk återuppringning
  • Svarsgrupper
  • Köer
  • Talsvar
  • Brevlådor
  • Direkt och aviserad överflyttning
  • Samtalsparkering
  • Synkning med active directory

 

Vidarekoppling

Agenter kan vidarekoppla inkommande samtal till rätt person var de än befinner sig. Tack vare det smarta gränssnittet får de full kontroll över samtal, köer och svarsgrupper.

 

Skräddarsydda regler

Det går också att forma specifika regler anpassade efter era behov. Detta kan vi göra genom att via API koppla ihop ditt CRM- eller ERP-system och bygga automatiserade, anpassade flöden. Ni kan då exempelvis skapa en speciell kö för VIP-kunder.

 

Så går det till

  1. Ett inkommande samtal besvaras av en agent.
  2. Vi gör så att API:n kollar med ert CRM om uppringarens nummer tillhör en VIP-kund.
  3. I så fall skickas samtalet till en konto-chef.

Samtalsinspelning

En tilläggstjänst som helt enkelt innebär att du kan spela in samtal och integrera med Touch Technologies eller GuardREC som hjälper dig att följa lagar och regelverk som MiFiD II. Du kan också identifiera uppringare med vår BankID-integration för ökad säkerhet.

 

Utgående och inkommande samtal spelas in och lagras i 24 månader, och det är enkelt att lägga till eller ta bort inspelningar. Läs mer om samtalsinspelning.

Kom ihåg: Du behöver rättighet för att kunna lyssna på de inspelade samtalen. Administratörer med rättighet kan komma åt alla inspelade samtal.

Schemaläggning

När det är dags för långledigt över påsk, sommarsemester eller julfirande är det lätt som en plätt att schemalägga era förändrade öppettider och medarbetarnas semester.

Ställ in växeln till semesterläge
  1. Logga in i adminportalen, välj Växeltjänster och klicka på Lägg till fler växellägen.
  2. Namnge ditt växelläge, till exempelvis “Sommarstängt”, och klicka på Skapa växelläge.
  3. Efter att du skapat ditt växelläge väljer du vad som ska hända när man ringer in under sommaren.
  4. Klicka på Hantera ljud för att lägga till eller spela in ett nytt meddelande.
  5. När ljudet är inspelat och aktiverat klickar du på klockan för att schemalägga öppettider.

 

 

 

Kom ihåg: Ett smart sätt att visa för kunderna era öppettider under semestern är genom Telavox widget på hemsidan.

 

Ställ in personliga profiler till semesterläge

Du vill givetvis även att de anställda internt ska kunna registrera när de har semester. Du byter enkelt profil/status i appen och profilen Semester finns som ett förval. Alla som ringer dig på ditt jobbnummer meddelas då att du är på semester och får information om när du är tillbaka igen.

SIP-trunking

SIP, eller Session Initiated Protocol, är vad som gör det möjligt att ringa över internet med VoIP (Voice over Internet Protocol). En SIP-trunk fungerar som en virtuell telefonlinje och möjliggör alltså för internetsamtal.

 

Använder du vår växel, som givetvis stödjer IP-telefoni, kan du säga upp dina nuvarande abonnemang, behålla dina telefoner och nummer, koppla växeln till internet och börja ringa med oss. Efter att ha kopplat er utrustning med vår kan vi hantera all trafik åt dig.

 

Det finns en rad fördelar med SIP-trunking, som att du slipper fysiska telefonlinjer och kan dra ner på företagets kostnader. Läs mer här.

 

Mer om SIP-trunking

SIP-trunk och VoIP – så hänger de ihop

SIP vs PSTN

 

Softphone

En softphone är inte en fysisk produkt utan ett program som gör att du förvandlar datorn till en telefon. Du kan alltså ringa och ta emot samtal och vidarekoppla. Du kan göra precis det du gör med din vanliga telefon och den kommer med ännu fler trevliga funktioner. Dessutom gör den er interna kommunikation enklare och servicen till era kunder förstärks. Det finns egentligen inga nackdelar med en softphone!

 

Oavsett om du använder vår licens Fixed eller Mobile får du en softphone. Du kan dessutom ansluta en skrivbordstelefon eller trådlös DECT-telefon.

 

Mer om softphone

Företagsmobil vs softphone

Statistik

Statistik är oumbärligt i en modern telefonväxel. I Telavox växel får du stenkoll på hur er kommunikation funkar internt och hur kunderna bemöts som kontaktar er. Du kan exempelvis se hur långa era telefonköer är, hur många samtal som besvarats, och genomsnittlig samtalslängd.

 

Se över statistik per dag, vecka eller månad, övervaka den i realtid, eller begär stående rapporter. Använder du Microsofts Power BI kan du enkelt generera grafer och information där, annars hämtar du statistiken som rådata för egna rapporter och verktyg.

Support

Behöver du hjälp med att skala upp eller ner, eller har du bara en fråga om en specifik funktion i mobilappen? Vår support finns alltid bara ett samtal eller mejl bort. Som premiumkund får du även alltid en personlig Advisor som du kan kontakta.

Psst! Du vet väl att du aldrig fastnar i kö hos oss? Under vardagar besvarar vi 95,9 % av alla samtal inom två minuter. Mejl besvaras under 24 timmar.

Telefonkonferens

Vi på Telavox strävar alltid efter att förenkla för våra kunder och vill göra det lättare för dig och ditt företag att få arbete och fritid att synka på ett bra sätt. Även om många övergått till videomöten finns det flera fördelar med att anordna en traditionell telefonkonferens istället för ett mer fritt upplägg.

Till exempel gör det att deltagarna får en större frihet kring hur de kan delta. En kortare telefonkonferens funkar utmärkt att hålla i mobilen även om en deltagare befinner sig i tvättstugan och en annan tar en powerwalk.

 

 

Så går det till i Telavox

En telefonkonferens i mobilen fungerar precis som om ni ringer via fasta telefoner. Alla deltagare har en personlig kod och ringer in till ett särskilt nummer när konferensen börjar. Ringer du från mobilen använder du mobilappen, ringer du från kontoret kan du använda en fast telefon, eller varför inte din softphone? Inbjudan till en telefonkonferens skapas snabbt i appen och koden skickas direkt till deltagarna.

Tips: Använd ett headset när du ringer så hör du ännu bättre om du befinner dig på promenad. För optimal lyssningsglädje, investera i ett par brusreducerande hörlurar.

Telefonkö

Alla företag kan dra nytta av smart statistik från telefonväxeln, framförallt de som får många inkommande samtal. I vår köhistorik ser du vilket telefonnummer som ringt, klockslaget samtalet kom och dess längd, samt hur länge personen fick vänta i kö och vilken agent personen pratade med.

 

Detta resulterar i att du får:

  • En bättre översikt gällande inkommande samtal.
  • Se hur länge kunder väntar i kö innan de pratat med en agent eller lägger på.
  • Information som i sin tur hjälper dig skapa en bättre kundupplevelse.
  • Koll på vem i supporten som pratat med en specifik kund.
  • Möjlighet att vässa kundservicen med hjälp av relevant samtalsdata.

Tvillingkort

En tilläggstjänst för dig som har licensen Mobile. Tvillingkort är ett extra sim-kort kopplat till din mobil-licens. Med tvillingkort delar du på licensens surfmängd.

Utländska nummer

Reser du mycket i olika länder? Då kan du kommunicera med ett lokalt nummer i varje land. Vi kan sätta upp nummer i de flesta länder för inkommande samtal. Numret kan kopplas ihop med en användare eller växeltjänst. Därmed kan exempelvis ett svenskt företag få ett lokalt nummer så att företaget ser ut att ringa från Danmark till danskar.

Grålistade destinationer

En funktion för dig som vill begränsa samtalen till och från vissa länder. Grålistade destinationer är automatiskt påslagen men du kan ta bort det eller lägga till undantag.

Administratörer kan göra ändringar via adminportalen genom att gå till Användare –> Samtalsdirigeringar. Välj vilken användare du vill göra ändringarna för genom att klicka på pennan bredvid Grålistade destinationer. Då kan du ändra de befintliga inställningarna och lägga till undantag till länder du vill kunna ringa.

Vidarekoppling

Koppla samtal vidare direkt i appen – snabbt och enkelt, även när du är på språng. Prata med din kollega innan du skickar samtalet vidare, eller koppla det direkt.

Så vidarekopplar du ett samtal

Under ditt pågående samtal går du in i appen och trycker på telefonluren till höger om din kollegas namn i listan. Du kommer då att få två alternativ: Direkt och Aviserad.

 

Vid direkt vidarekoppling kopplas inringaren till kollegan, som inte kommer veta att inringaren har blivit kopplad via dig, och du blir åter tillgänglig.

 

Väljer du att göra en aviserad vidarekoppling får du själv först chans att prata med din kollega medan den som har ringt dig får höra väntmusik. För att fullfölja vidarekopplingen, välj Genomför. Önskar du istället återgå till det ursprungliga samtalet, tryck Avbryt.

Videokonferens

Microsoft Teams, Google Meet och Zoom. Det är bara några av de ledande leverantörerna av videokonferenser idag. Men varför använda en extern sida när du kan sköta allt direkt i Telavox? Videosamtal är en funktion som ingår i våra fasta mobila licenser. Avgifter för operatörsdata kan dock tillkomma. Du kan ringa videosamtal till kollegor där du i samband med videosamtalet även kan dela filer med medverkande.

Så funkar det

Vi levererar en robust, flexibel och intuitiv lösning där du antingen kan anordna mindre möten en-och-en till större konferenser. Tack vare WebRTC kan du starta videomöten direkt i din browser – utan att det krävs någon ytterligare mjukvaruinstallation. Externa deltagare behöver inte installera speciell programvara, de kan gå med direkt från webbläsaren.

 

Funktioner

  • Ställ in och gå med i videokonferenser från Telavox webb- och desktop-app.
  • Anordna videokonferens för upp till 10 deltagare.
  • Stäng av ditt ljud/bild om det behövs.
  • Dela din skärm.

 

Smarta sätt att använda vår videokonferens på

  • För att sömlöst flytta från chatt till video, välj Mötesrum som du enkelt hittar i högermarginalen i chatten.
  • Planerar du en videokonferens med människor utanför ditt företag? Använd videofunktionen under dina växelinställningar under Mina tjänster.

Widget till hemsidan (livechatt)

En widget du kan placera på din hemsida som visar kontaktuppgifter, öppettider och väntetid i telefonkön. Med den blir du lätt att nå, du boostar kommunikationen och får fler nöjda kunder och affärer. I adminportalen kan du välja vilket nummer som ska visas, lägga till information om er och ändra färgen på widgeten så den stämmer överens med företagets färgval.

Så skapar du en widget i 4 steg:
  1. Logga in i Telavox Admin och gå till Administration –> Telavox Widget –> Skapa ny Widget.
  2. Namnge din livechatt och lägg till vilka agenter som ska svara på chattar. Välj också vilket telefonnummer, vilken mejladress och om öppettiderna ska synas. När du lägger till nummer klickar du på Ändra för att justera vilken information som ska synas om telefonnumret som öppettider, antal personer i kö, med mera.
  1. Välj vilken färg widgeten ska ha och om den ska ligga till höger eller vänster på din webbsida. Här finns massvis med färger att välja mellan.
  2. Skriv in den webbsida som du vill att widgeten ska visas på och klicka på Spara. Nu skapar Telavox automatiskt den kod/script-tagg som du eller din webbutvecklare sedan klistrar in på er hemsida.

 

Chatten besvaras sedan i Telavox, antingen via datorn eller i apparna. Har du redan en kö i Telavox kommer du känna igen dig direkt, upplägget är detsamma.

 

Personlig hälsningsfras

Skapa en personlig hälsningsfras som dina kunder möts av när de öppnar Telavox Widget för att börja chatta. Kanske vill du bara säga hej och välkomna kunderna, eller informera om en tillfällig driftstörning. Du byter enkelt hälsningsfras när du vill.

För att skapa en hälsningsfras går du till Telavox-appen i chattens inställningar. Du kan exempelvis välja en hälsning för när chatten är öppen och en när den är stängd.

Tips: Vi rekommenderar att du använder den här funktionen för att berätta hur lång väntetid det är i chatten. Ingen gillar att stå i kö – men får man information om den uppskattade väntetiden känns det bättre för de flesta att vänta.

Om Telavox och vår växeltjänst

Vi är ett globalt IT-bolag som utvecklat en riktigt smart kommunikationsplattform. Oavsett om det handlar om en entreprenörsdriven startup eller en gigant bland giganter, bidrar vi till att göra företag mer öppna, effektiva och tillgängliga. Vi har varit molnbaserade sedan starten 2003 och har därmed aldrig behövt lägga tid på att anpassa oss till den digitala förändringen – vi har bidragit till att driva den framåt.

Genom oss får du möjligheten att alltid ligga steget före och vi gör din vardag lite enklare hela tiden. Kontakta oss om du tror att Telavox är något för er!