Företag som bekostar sina anställdas mobiler har både rättigheter och skyldigheter att ställa vissa krav på hur den faktiskt ska användas – både i jobbet och i vardagen. Många använder företagstelefonen även privat, vilket förutsätter att det finns riktlinjer och policies för detta. Samtidigt är det direkt nödvändigt att se över vilken leverantör och operatör ni faktiskt har för själva telefonin – det kan vara avgörande för beslut kring mobiltelefonerna.
Här är fyra tips på hur ni på bästa sätt kan få full koll på mobiltelefonerna i verksamheten – och se till att medarbetarna använder dem som det var tänkt från början!
1. Licenser istället för företagsabonnemang
De flesta traditionella leverantörer erbjuder fortfarande bara de klassiska mobilabonnemangen, som är låsta under en viss period och kopplade till en viss person under hela bindningstiden. Andra telefonileverantörer, som vi på Telavox till exempel, har istället utvecklat en helt annan form av avtal för företagstelefoni. Så hanterar ni mobilerna i företaget och undviker dyra abonnemang s. 10 Vår lösning fokuserar på licenser istället för låsta abonnemang, ett upplägg som gör företaget mycket mer flexibelt. Avtalet utgår från antalet användare istället för att vara bundna till specifika individer, vilket betyder att ni kan skala både upp och ner och fördela licenserna hur ni vill mellan personalen – oavsett om de har mobiltelefon, softphone eller fast nummer. Läs mer om hur våra licenser funkar här.
2. Etablera (eller uppdatera) er telefonpolicy
En telefonpolicy är det kanske viktigaste verktyget för att underlätta hela mobilhanteringen i företaget. Både för ansvariga och individuella medarbetare finns det stora fördelar i att göra likadant, då det underlättar för internkommunikationen och i dialogen med kunder. En policy kan både beskriva i detalj hur ni ska jobba i växeln, men också hur och när man ska kunna nås på sitt mobilnummer, och vilka specifika mobiltelefoner personalen faktiskt ska ha. Det är nämligen inte helt ovanligt att medarbetare tenderar att tappa mobilen i marken så fort det släppts en ny Iphone. Man vill alltid ha det senaste – och företaget betalar ju! Genom att reglera vilka modeller ni ska ha och tydligt beskriva detta direkt i telefonpolicyn kan ni spara stora kostnader.
Tips! Har ni ingen telefonpolicy i företaget? Med den här mallen kan ni komma igång snabbt!
3. Skilj hårdvara från mjukvara
En annan sak som företaget bör vara överens om är att ni skiljer på den fysiska mobiltelefonen och själva telefonilösningen. Teckna inte avtal med långa bindningstider för att få ett billigt abonnemang – det är inte hållbart i längden. Se istället till att etablera rutiner där ni köper in telefoner när ni behöver dem. Betrakta själva mobilen som ett IT-köp, och telefonin som en övergripande kommunikationslösning för hela företaget, så blir det lättare att undvika misstag.
4. Bestäm vem som tecknar avtal
Ett annat tips är att definiera vem som får ingå avtal när det gäller telefoninköp och abonnemang. Genom att utse ITchefen eller en särskild inköpsansvarig som beslutsfattare för vilka system och mobiler som är knutna till verksamheten minimerar ni risken för att medarbetarna tecknar nya avtal eller köper mobiler på egen hand. 5. Låt medarbetarna kvittera ut telefonen Eftersom en smartphone kan vara dyrare än en laptop idag är det viktigt att alla medarbetare verkligen förstår innebörden av detta. Genom att låta varje person kvittera ut sin telefon och skriva under att man förväntas ha den under två år förmedlar ni budskapet att mobilen är ett värdefullt arbetsredskap och något som ska behandlas med varsamhet.