Så lyckas du med en hybrid arbetsplats

Praktiska tips för att kombinera kontoret och distansarbete

Introduktion

Om du får välja, föredrar du att jobba hemifrån eftersom att du vet att du kan jobba ostört och därmed vara mer effektiv? Kommer du hellre in på kontoret varje dag för att träffa kollegorna? Eller är du som de flesta av oss, och föredrar en kombination?

De flesta som arbetade hemifrån under pandemin vill även fortsätta med det. Oavsett när pandemin tar slut kommer anställda att fortsätta kräva flexibla arbetsvillkor. Även om de flesta inte vill jobba hemifrån hela tiden vill de åtminstone till viss del jobba på distans och 80 % tycker att det har fungerat bra att jobba hemifrån.

Framtidens arbetsplatser kommer att bestå av hybrida team där vissa arbetar på plats och andra hemifrån eller från en strand i Costa Rica. Men det är samtidigt viktigt att komma ihåg att de flesta tycker att helt digitala möten fungerar bättre än hybridmöten. Att hitta balansen mellan behoven hos de som arbetar på distans och de som jobbar inne på kontoret kommer att vara nyckeln till en framgångsrik arbetsplats i framtiden.

Så vad krävs för att en arbetsplats med regelbundna hybridmöten ska fungera lika bra som en traditionell arbetsplats? Vi tror att du behöver bygga en hållbar infrastruktur internt då delar av personalen befinner sig på kontoret och andra hemma. I den här guiden hjälper vi dig att skapa en hybrid arbetsmiljö som hjälper ditt företag att anpassa sig till detta nya arbetsformat såväl som kommande framtida förändringar.

Definitionen av en hybrid arbetsplats

För många var det under pandemin som de för första gången fick uppleva en hybrid arbetsplats. Vissa arbetade hemifrån, medan andra fortfarande var stationerade på kontoret vilket resulterade i ett nytt förhållningssätt till digitala möten.

Den hybrida arbetsplatsen är helt enkelt kombinationen av kontor och distansarbete. Även om den hybrida arbetsplatsen för många ursprungligen var påtvingad har det resulterat i att det varit lättare att tillfredsställa varje anställds specifika behov och uppnå en bättre balans mellan arbete och privatliv.

Digitala möten där varje deltagare sitter bakom sin laptop brukar fungera bra. Självklart finns det tillfällen då bristfällig internetanslutning väljer att kasta ut deltagare, och visst skäller en och annan valp i bakgrunden, men generellt sett är mötena ganska stabila.

Problemen kan istället öka när mötena blir hybrida. Det är mycket svårare att se till att alla ges samma utrymme när vissa sitter mittemot varandra i ett konferensrum, och andra sitter hemma. Det kan tydligt påverka resultatet av möten, eftersom att de som träffas lättare kan kommunicera sinsemellan och därmed få igenom sin agenda. Det här är ett område som definitivt kan förbättras.

Anställda vill fortsätta jobba på distans…

De anställda kommer att fortsätta söka flexibilitet och att i större utsträckning kontrollera var och hur de arbetar. I en Microsoft-undersökning från 2021 svarade 73 % av arbetarna att de vill fortsätta ha flexibla alternativ för distansarbete. I Svenskarna och Internet 2021 kan man läsa att hälften av alla yrkesverksamma i Sverige arbetade hemifrån 2021. 9 av 10 som jobbade hemifrån vill fortsätta med det även efter pandemin.

…och det borde de få göra också

Men en hybrid arbetsplats leder inte bara till nöjdare medarbetare; det är också en framgångsfaktor gällande produktivitet. I en studie av BCG sa 75 % av de tillfrågade, som hade arbetat på distans under pandemin, att de var lika produktiva som tidigare när de utförde sina individuella uppgifter. Cirka 50 % sa att de är minst lika effektiva även när de utför gemensamma uppgifter som vanligtvis skulle äga rum i ett fysiskt konferensrum med kollegor.

Framtidens kontor

Bättre planering av kontorsutrymmen

En positiv aspekt av hybridarbete är att företag kan minska kontorsytor och därmed även kostnader. Men det kan vara svårt att räkna ut hur mycket utrymme du behöver när du inte vet hur många anställda som faktiskt kommer in varje dag.

Att utforma arbetsplatsen på ett sätt som stödjer både arbetarna på plats och de på distans går givetvis att ordna, men det finns några saker att tänka på, som hur rummen utformas och hur arbetsplatserna tilldelas.

Hot desking och hoteling

Hot-desking innebär att anställda inte har en egen arbetsplats de sitter på varje dag utan väljer bara en ledig plats. De anställda är fler än antalet skrivbord och du använder bara så många skrivbord och rum som du behöver. I takt med att den hybrida arbetsmiljön blir vanligare kommer även hot-desking bli det.

Hoteling är praktiskt taget samma koncept, men det innebär att du måste boka en kontorsplats via en app eller annan programvara innan du kan använda den. Du kan sätta upp regler för hur ofta varje anställd får boka en plats, och exempelvis besluta att varje anställd får boka en kontorsplats två gånger i veckan.

Kom ihåg
Ta hänsyn till anställda med specifika behov. De som har småbarn hemma vars partner är föräldraledig kommer säkert vilja komma in ibland, eller hela tiden. Och glöm inte heller att alla inte är bekväma med att arbeta hemifrån. Den yngre generationen till exempel som är ute på sina första jobb bor ofta i mindre lägenheter, och vill få uppleva arbetslivet “på riktigt” och på plats. Så se över skrivbordssituationen och väg in om du exempelvis vill prioritera yngre medarbetare och småbarnsföräldrar.

Hur bör kontoren utformas?

Kombinera mötes- och samarbetsrum och se till att det finns separata utrymmen för fokus och social interaktion. Om medarbetare främst kommer in för socialt umgänge, möten och samarbete vill du skapa en inspirerande, social miljö.

Om det är möjligt, se till att du har några mindre fokusrum. Om du enbart har större mötesrum kan dessa behöva bokas även för möten på tu man hand. Att se till att anställda kan ringa ett samtal ostört eller bara sitta i ett avskilt utrymme en stund är lika viktigt som att ha större utrymmen för social interaktion.

Så anpassas en befintlig arbetsyta för hybrida förutsättningar
En hybrid kontorsmiljö ska vara anpassad för alla anställda – oavsett om de arbetar hemifrån, på kontoret eller både och. Men eftersom att många kontor inte kommer att kunna utöka antalet rum finns det andra smarta justeringar du kan göra.

  • Videokonferens – alla företag kommer behöva ett system som säkerställer smidig kommunikation mellan anställda och distansarbetare. Därför bör alla konferensrum vara utrustade med en kamera, stabil internetuppkoppling, VoIP, programvara för videokonferenser, och om det är ett större utrymme – mikrofoner för att säkerställa utmärkt ljudkvalitet.
  • Skapa olika områden – även om det är omöjligt att bygga ut kan du utse specifika områden för olika aktiviteter. I ett aktivitetsbaserat upplägg förvandlas vissa områden till sociala rum, andra till platser för fokusarbete. En separat del av kontoret kan inredas med skrivbord där anställda kan boka en plats för de dagar de kommer in.
  • Rumsbokningssystem – så att de som befinner sig på kontoret alltid har ett rum för möten och mötesdeltagare på distans aldrig behöver vänta på att ett tomt rum ska hittas.
  • Modulära möbler – använd flexibla möbler som kan skräddarsys för att passa ditt företags krav. Du kan montera och demontera dem och därigenom justera antalet skrivbord som används till exempel.
  • Utomhusmiljöer – glöm inte att mer lättsamma möten kan hållas utomhus om vädret tillåter, och varför inte kombinera det med en promenad för att kicka igång stegräknaren?

 

 

Internet of Things-tips

Installera IoT-sensorer för att räkna hur många personer som för närvarande befinner sig på kontoret. På så sätt kan du också identifiera vilka skrivbord som behöver rengöras utifrån hur ofta de har använts.

Skapa bättre förutsättningar för hemmakontoren

En viktig del av det hybrida arbetssättet är att säkerställa en bättre balans mellan arbete och privatliv för dina anställda. De kommer att uppskatta att slippa pendla varje dag, att få lättare att hitta tid för träning eller bara möjligheten att få ihop livspusslet smidigare.

Men i den tidigare nämnda Microsoft-undersökningen från 2021, säger 42 procent att de saknar kontorsnödvändigheter hemma, och 10 procent har inte en ordentlig internetanslutning. För att den hybrida arbetsplatsen ska fungera måste man skapa rätt förutsättningar för alla som arbetar hemifrån.

Vad för teknisk utrustning behövs?

Teknik är givetvis en nyckelfaktor och du behöver en eller flera smarta lösningar. Vissa föredrar att använda Microsoft Teams för all kommunikation, medan andra kombinerar exempelvis Googles olika lösningar med Slack. Oavsett lösning vill du hitta ett sätt för människor som arbetar hemma att kommunicera lika enkelt som de som sitter mittemot varandra på kontoret.

Ett tips är att skapa kanaler och chattgrupper. Du kan kategorisera samtalsämnen i olika Teams-kanaler eller skapa chattkanaler som berör arbetsrelaterade ämnen och annat viktigt som afterwork.

Du kan så klart inte erbjuda de anställda större lägenheter eller bättre inomhusklimat, men vissa praktiska arrangemang rekommenderas. Att erbjuda alla anställda en skärm, tangentbord, skrivbordsstol och headset kan göra stor skillnad! Ett skrivbord som går att höja och sänka kan förstås också medföra avsevärda förbättringar i hemmet, men vissa begränsningar måste du sätta upp för hur mycket du kan investera. De flesta anställda kommer att förstå att du inte kan ta fullt ansvar för hemmiljön.

 

6 tips för att lyckas med hybrida videomöten

Videomöten online är vanligtvis effektivare än personliga möten. De brukar faktiskt till och med resultera i att folk kommer i tid för en gångs skull! Men det finns vissa detaljer att se över. De flesta digitala möten idag som kombinerar människor på kontoret med deltagare på distans blir ofta otillräckliga. Prio ett bör vara att kunna samarbeta lika bra oavsett plats.

Att leda anställda på en hybrid arbetsplats

En positiv aspekt med att leda medarbetare digitalt är möjligheten att knyta ett närmare band. Även om ni inte sitter bredvid varandra på kontoret, får du se dina medarbetares kök, katt eller partner och bli introducerad till deras hemmiljö. Något som faktiskt ofta ger en närmare inblick i deras liv än om ni bara hade träffats på kontoret.

Alla ska behandlas likvärdigt

Som ledare måste du se till att de som arbetar på distans får samma möjligheter som de som arbetar från kontoret. Den hybrida arbetsplatsen bör inte resultera i särbehandling av något slag.

För att få en bättre uppfattning om vad medarbetarna vill, fråga dem! Skicka ut undersökningar eller prata med dem separat och fråga dem om:

  • Hur har de upplevt att jobba hemifrån?
  • Hur många av dem vill jobba hemifrån?
  • Hur många dagar skulle de vilja jobba hemifrån?
  • Vem behöver/måste komma till kontoret regelbundet?
  • Saknar de någon teknisk installation på kontoret?
  • Saknar de någon utrustning hemma?
  • Behöver någon utbildning i specifika program?

 

Extratips

Att få koll på vem som är tillgänglig och vem som är borta kan bli ganska knepigt i en hybrid arbetsmiljö. Men med smart mjukvara som gör att anställda kan skapa personliga profiler som visar tillgänglighet blir det lättare. Då kan du enkelt se vem som är på lunch, hemma sjuk eller sitter i möte.

 

Sammanfattning

När man planerar en hybrid arbetsplats behöver man se till medarbetarna och vad de behöver. De anställda är företagets viktigaste tillgång, och att implementera en högre grad av flexibilitet är viktigt idag och kommer förmodligen att bli ännu viktigare i framtiden.

Den hybrida arbetsplatsen är inte en tillfällig lösning utan det är så en stor del av företagen kommer att jobba i framtiden. Vi föreslår att du sätter igång så snart som möjligt.

En sista påminnelse dock: Att låta anställda arbeta hemifrån för att uppnå en bättre balans mellan arbete och privatliv kan också medföra negativa inslag. Kontoret, kollegorna och pendlingen kan istället bytas ut mot oändliga arbetstider. Det finns anställda som kommer att inse att de kan fylla kalendern med möte efter möte och vara online i chatten dygnet runt om de vill.

Microsofts tidigare nämnda undersökning från 2021 visade att tiden som spenderades i MS Teams-möten mer än fördubblades under 2020. Det genomsnittliga Teamsmötet var längre, och tiden i chattrum och i mejlen ökade.

Eftersom många upplever att de kan arbeta ännu mer hemifrån kan de riskera att bränna ut sig. Faktum är att 54 % kände sig överarbetade, 39 % utmattade. Så vår sista påminnelse är att hålla regelbundna möten med alla och se upp för varningssignaler. En hybrid arbetsplats ska vara lika fördelaktig för dina anställda som företaget självt – aldrig på bekostnad av dina anställda.

På Telavox är vi dedikerade till att göra kommunikationen enklare inom och mellan företag. Vi har utvecklat en lösning som gör arbetsdagarna både enklare och trevligare genom att använda en enda app för samtal, sms och videokonferenser. Hör av dig om du vill lära känna oss bättre!

Nyfiken på våra tjänster? Kontakta sälj <https://telavox.com/sv/kontakta-oss/>