Effektiv kommunikation med telefoni og PBX i Microsoft Teams

Sådan får I endnu mere ud af Microsoft Teams ved at integrere med jeres telefoniløsning.

Introduktion

Den nyeste teknologi og de mest gængse systemer ikke længere nok til at drive en effektiv forretning. For at kunne skabe en fleksibel arbejdsplads har I brug for, at jeres forretning bygger på smarte arbejdsprocesser, der kan skabe rammerne for effektivt samarbejde – både internt og eksternt.

Et af de mest populære værktøjer til dette formål er Microsoft Teams. Men mange virksomheder udnytter ikke dets fulde potentiale. I denne guide illustrerer vi, hvordan samarbejde kan være afgørende i moderne organisationer og kommer med anbefalinger til, hvordan I kan samle al jeres kommunikation i Teams – fra PBX og telefoni til videokonferencer og CRM.

Teams påvirker hele jeres forretning – sørg for, at det fungerer for jer

For de fleste virksomheder er Teams ikke bare endnu et IT-system til at samle dokumenter i en smart mappestruktur eller holde videomøder med kollegaer. Tværtimod understøtter Teams rigtig mange af de arbejdsopgaver, man udfører i løbet af sin arbejdsdag.

Fra intern chat til kalenderstyring er Teams i brug for de fleste gennem hele arbejdsdagen. Det er en hub for alle de værktøjer og systemer, jeres organisation skal bruge for at den daglige drift kan fungere strømlinet, og samarbejdet kan flyde. Med tanke på, hvor meget de fleste bruger Teams, giver det god mening at sikre jer, at I får det absolut bedste ud af platformen. Og den bedste måde at sikre det er ved at integrere Teams med jeres andre værktøjer.

Integrationer for telefoni, statistik og alt derimellem

Det er sagt før, og vi siger det igen: arbejde er ikke længere et fysisk sted, men en opgave. I dag arbejder vi når som helst og hvor som helst, og vi ønsker at gribe de muligheder, der understøtter den moderne måde at arbejde på. Teams har en unik fordel som et værktøj, der kan samle alle andre under ét tag – fra CRM-systemer til chatbots og almindelig telefoni. Teams kan integreres med over 300 applikationer, og det tal fortsætter med at vokse.

Når det handler om kommunikation, kan det ofte være et fantastisk valg at integrere jeres telefoni og PBX-løsning med Teams.

Telefoni og PBX i Teams – sådan virker det

Uanset om du generelt arbejder meget på din pc eller skal kunne forbinde til telefonmøder, mens du er på farten, er et smart telefonisystem nøglen til effektiv kommunikation i stort set enhver forretning. Men hvis I allerede har Teams i jeres virksomhed, kan tilføjelsen af endnu et kommunikationssystem føles som et ekstra, unødvendigt lag af kompleksitet. Men nøglen er at finde en telefoniløsning, der kan integreres med Teams.

Med Telavox’s løsning kan I modtage, foretage og viderestille opkald direkte i Teams-klienten i ét enkelt interface, uden nogensinde at skulle forlade systemet.

Telefoni i Teams – og et par nøglefunktioner

  • Tovejs Presence Sync. Din tilgængelighed synkroniseres på tværs af platformene. Er du i møde? I så fald meldes du automatisk ud af køer. Midt i et opkald? Din Microsoft Teams status opdateres tilsvarende.
  • Alle kontakter samlet. Dine Outlook-kontakter kan importeres, så du kan ringe direkte til dem – uanset om de bruger Teams eller ej.
  • Nummervisning. Du bestemmer, hvilket nummer der skal vises, når du foretager et opkald: virksomhedens hovednummer, salgskøens hovednummer, dit eget mobilnummer eller andet.
  • Pop-up og besvar opkald direkte i Teams. Indkommende kald kommer frem i et pop-up i hjørnet af Teams-klienten. Herfra kan du besvare opkaldet og foretage viderestilling m.m.
  • Komplet kø- og PBX-funktionalitet. Administrer profiler, tilgå ringegrupper og køhistorik, optagede samtaler og voicemails samt alle jeres PBX-statistikker direkte i Teams.

Strømlinet kommunikation

Med jeres telefoni og PBX smeltet sammen i én kan I både forenkle jeres kommunikation internt og i de afdelinger, som har daglig kundekontakt. Jeres kundeservice eller support slipper for at navigere rundt i forskellige systemer for at finde svar på spørgsmål eller besvare opkaldene. I stedet kan de udføre alt deres arbejde direkte i Teams, hvor jeres kontakter og kollegaer er samlet ét sted.

Ved at integrere jeres telefoni og CRM bliver det nemt at tilgå yderligere informationer om kunden i løbet af et opkald. På den måde kan du hurtigt se, hvad du eller dine kollegaer har talt med kunden om tidligere, igangværende sager eller andet, som kan være relevant for at kunne hjælpe kunden hurtigt videre.

Fordi Teams kan integreres med så mange forskellige værktøjer ud over telefoni og PBX, kan I nemt tilgå jeres mails, projektgrupper og meget mere på ét og samme sted – alt sammen mens du er i opkaldet. Forstyrrende hoppen rundt mellem systemer og platforme bliver fjern fortid, når al jeres kommunikation og information bliver tilgængelig i og igennem Teams.

Statistik og dashboards direkte i Teams

Med jeres telefoni og PBX i Teams kan I også drage fordele af Microsoft analytiske værktøjer, som fx Power BI, der kan give jer et samlet overblik over jeres performance mv. Det gør det nemt at trække statistikker fra telefonsystemet, så I kan overvåge og analysere vigtige parametre, såsom gennemsnitlig ventetid i kø, mistede opkald m.m.

At få en god forståelse for hvordan Teams kan bruges, og hvordan jeres telefoni kan understøtte jer yderligere, gør jer i stand til at træffe proaktive beslutninger hurtigere og mere effektivt. Det kan fx være, at I identificerer tidspunkter for spidsbelastning, hvor I burde øge antallet af supportmedarbejdere, eller at I ikke overholder jeres SLA’er på specifikke køer og må træffe beslutninger tilsvarende.

4 fordele ved at integrere Teams med jeres telefoni

Når I integrerer jeres telefoni og PBX med Teams, skaber I rammerne for at kunne møde både jeres kunder og kollegaer mere effektivt. I minimere antallet af systemer, I skal holde styr på og logins, I skal huske, og I kan styre jeres tilgængelighed ét sted fra – og det er blot et par af de fantastiske ting ved at integrere med Teams. Her er fire andre fremragende fordele!

Illustration: 4 fordele

Med konstant adgang til alt i ét og samme miljø, og direkte kontakt med alle dem, I har brug for, minimerer I barriererne for effektiv kommunikation. Dét er samarbejde, når det er allerbedst!

Telavox i Teams

Hos Telavox har vi fokus på hele tiden at videreudvikle integrationen af vores telefoni og PBX-løsning i Teams. Takket være specialister i Teams og Microsoft-integrationer har vi altid fingeren på pulsen i forhold til markedet og vores kunders behov.

Vi sørger for at vores integrationer er konstant optimeret og sikrer, at alting fungerer strømlinet, så de kan forbedre jeres daglige arbejdsprocesser. For mere information om vores Microsoft Teams integration, kontakt os.

Se mere om Telavox

Hvis du vil vide mere om, hvordan Telavox kan hjælpe din virksomhed, kan du kontakte os her.