Derfor har du brug for en ensartet telefoniløsning til hele Norden

I denne guide fortæller vi, hvordan du kan reducere dyre omkostninger til telefoni og samtidig øge den interne effektivitet ved at implementere en fælles platform for hele virksomheden – uanset om man sidder i London, Göteborg eller Århus. Som bonus får I desuden !ere tilfredse kunder!

Når det gælder kommunikation, har virksomheder med tilstedeværelse i !ere lande historisk set arbejdet i hver deres silo – både internt og i forhold til kunder. Det eneste, man havde til fælles, var domænet og håndteringen af e-mails. I øvrigt er kommunikationen foregået helt separat i hvert land, med forskellige operatører og omstillingsborde på alle markeder.

Medarbejderne i disse virksomheder har sjældent har haft andet end en e-mailadresse og et telefonnummer til kollegerne på den anden side af landegrænserne; en situation, de har været nødt til at acceptere. Direkte kontakt er svært, når man ikke ved, om en kollega er til frokost, i møde eller har taget tidligt fri – og tidsforskellene gør det ikke nemmere! Distanceringen er en kendsgerning, når man ikke har et overblik over, hvem der har samme rolle som én selv i Sverige eller Finland, og da slet ikke når man kun mødes få gange om året.

Med !ere leverandører i de lande, hvor virksomheden har aktiviteter, har der også været ekstremt meget at holde rede på i spørgsmål om ansvar, rutiner og omkostninger. Ikke nok med, at it-chefen eller indkøberen skal navigere i !ere systemer – de skal også forholde sig til fakturaer fra forskellige afsendere, forskellige kontaktpersoner og !ere supportveje. Svært at få overblik – og dømt til at gå galt!

Det er længe siden, man mente, det kunne svare sig at købe et fysisk system, som skulle tilkobles og vedligeholdes på tværs af lande. Den moderne måde at købe skytjenester på er at finde en pålidelig totalleverandør, som er på forkant med den nyeste funktionalitet og forstår, hvad nordiske virksomheder har brug for. Med en løsning i skyen har du altid adgang til ny udvikling og teknik, uden at du selv behøver at efterspørge det.

Ved at integrere telefoni- og omstillingssystemer i andre værktøjer såsom Microsoft kan I effektivisere jeres arbejde yderligere. Når jeres kalendere er synkroniseret, behøver et opkald aldrig mere at forstyrre midt i et møde, og når jeres CRM-system er koblet til omstillingen, kan man med det samme se, hvilke aktuelle dialoger eller tidligere udfordringer, en kunde, som ringer op, har.

Hvis I ikke har en velfungerende digital platform i hele Norden, risikerer I ikke alene fejl i jeres interne kommunikation – det kan også påvirke kundetilfredsheden. Med en helhedsløsning bliver det lige så nemt at få hjælp af en kollega i Bergen, som havde personen siddet på nabokontoret i København. For en kunde, der ringer ind til virksomhedens omstilling, er viderestillingen i høj grad med til at afsløre, om I virkelig har styr på hinanden – eller om I agerer i jeres egen silo. Med ét system har alle adgang til information om kunderne – uanset hvem de har talt med tidligere og gennem hvilken kanal

Når kontorerne har samme forudsætninger, åbner det også op for en mulighed for at benchmarke effektiviteten – land for land eller afdeling for afdeling. Det er lettere at måle resultater og behov på baggrund af de samme præmisser på en fælles platform – eksempelvis ligger der en stor fordel i forhold til at sikre den rette bemanding på tværs af kontorer.

Al respekt for videosamtaler, mail og sms, men vigtigst for effektiv, tydelig og direkte kommunikation er telefonsamtalen. Sådan har det altid været! Med en fælles platform med telefoni og omstilling som en grundlæggende del af jeres virksomhed bliver det nemt at udvikle jeres kommunikation – både internt og i forhold til kunderne.

Mange i den yngre generation foretrækker at chatte med virksomheder som første trin i kommunikationen. Det er nemt at sende en besked via Facebook for at stille et spørgsmål til en faktura, og det er lettere at chatte med support, hvis man har problemer med at logge på en konto. Jo mindre problemet er, desto hurtigere forventer man at få hjælp. Kommunikationen sker på kundens vilkår, og det er vigtigt, at man ikke undgår kommunikation via sociale medier, chatbotter eller selvbetjeningsportaler, bare fordi man ikke er trygge ved disse kommunikationskanaler. En fælles digital kommunikationsplatform i skyen giver gode muligheder for at begynde at bruge nye kanaler – uden at man behøver at udvikle noget på egen hånd.

I et samlet AD (Active Directory) kan du nemt samle oplysninger om virksomhedens medarbejdere i alle de lande, virksomheden har aktiviteter i. Her indtastes alle medarbejderes kompetencer, afdeling, titel, nærmeste leder, omkostningssted og ansvarsområder – en komplet fortegnelse, ganske enkelt. Med et velfungerende AD får I en ”masterfortegnelse” over alle virksomhedens ansatte, som samtidig synkroniseres med andre relevante systemer og værktøjer I jeres virksomhed.

AD ligger typisk i Microsofts miljø, hvilket gør det nemt for eksterne leverandører at koble sig på. Både telefon- og lønsystem henter information derfra, så dine medarbejdere aldrig mere behøver at gå ind !ere forskellige steder for at opdatere deres oplysninger.

Det er også meget nemmere at undgå kulturelle misforståelser, når I har direkte kontakt til hinanden via mobiltelefonen. Som eksempel kan lokale titler være utroligt svære at oversætte – så det kan være svært at gennemskue arbejdsopgaver og ansvarsområder. I værste fald har du i Danmark ingen anelse om, hvad myymäläpäällikkö *, hvilket gør, at din kollega på den anden side af sundet bliver tilsluttet en helt forkert samtale. Men en fælles løsning kan problemet nemt afhjælpes. Medarbejderne tildeles forskellige titler i systemet alt efter det valgte sprog, og det er nemt at søge i kompetencer. Næste gang, der skal tilkobles en samtale eller et samarbejde om en opgave, er det nemt at finde den rette person i første forsøg!

*butikschef

Der er store omkostningsfordele for din virksomhed ved at overgå til et fælles telefoni- og omstillingssystem. Her er $re vigtige fordele:

1. Én leverandør i stedet for 15

Hvis I tidligere har haft separate telefonisystemer i de forskellige lande, er det ikke ualmindeligt, at I har samarbejdet med forskellige operatører og leverandører af mobil og fastnet. Ved at anskaffe en fælles kommunikationsplatform gennem én leverandør kan I reducere administration af fakturaer samt dialog og support væsentligt – og dermed også omkostninger.

2. Flat rate-abonnement til alle lande

I Danmark har man længe haft samme afgift, uanset hvilket indenlandsk nummer man ringede til. Ringer man derimod til en kollega i Sverige eller Norge, takseres det som et udlandsopkald – på trods af at I arbejder i samme virksomhed. Men en fælles omstilling dækkes samtlige numre af én aftale, så I slipper for de ekstra omkostninger, der er forbundet med at ringe til udenlandske numre.

3. Fri telefoni i hele Norden

Ud over at du og dine kolleger kan ringe gratis til hinanden, får I en fælles omstilling og gratis samtaler i hele Norden, også når I opholder jeg uden for virksomheden, hvis I ringer til et fastnetnummer eller mobilabonnement.

4. Løbende opgraderinger af omstillingen

Med en tjeneste i skyen slipper I for at holde jer opdaterede omkring den nyeste funktionalitet og betale for at få den implementeret. Det indgår nemlig i jeres aftale, og betyder, at jeres leverandør vil sørge for, at I altid har den nyeste funktionalitet.

1. Én a ftale for hele Norden.

Med én fælles leverandør af både telefoni og omstilling får I en samlet faktura og én kontaktvej ind.

2. Styr på kollegerne i realtid.

På mobilen eller pc’en kan du se, helt præcist hvornår dine kolleger er ledige, både lokalt og i andre lande.

3. Synkroniserede værktøjer.

Ved at koble CRM og andre virksomhedssystemer til telefonsystemet samler I ikke blot jeres kommunikation, men også jeres arbejde ét sted.

4. Mere tilfredse kunder i hele Norden.

Sager løses mere e #ektivt, når I har styr på hinanden internt, så kunderne hurtigere kan få hjælp.

5. Overblik til administratorer.

Når alle medarbejdere er tilkoblet samme system, skal I kun opdatere oplysninger ét sted.